Главная » Полезная информация » Организация мероприятий

Полезная информация

 

Организация мероприятий

Организация деловых мероприятий При проведении любого мероприятия, будь это научная конференция, деловое совещание или праздничное открытие учреждения, организатором нужно учесть множество факторов, каждый из которых может очень сильно повлиять на ход самого мероприятия.

При организации делового мероприятия необходимо уделить внимание следующим вопросам:

1) Для организации любого мероприятия необходимо специальное техническое оборудование. В зависимости от специфики мероприятия организаторам может быть необходимо световое, звуковое, видеооборудование, оборудование для синхронного перевода или записи речи, музыкальные инструменты. Этот вопрос организаторы мероприятия практически всегда решают с помощью сторонней организации, специализирующейся на прокате необходимого спектра технического оборудования. Организация деловых мероприятий Заметим, что вопрос технического оснащения на его аренде не заканчивается, так как с любым оборудованием на мероприятии должен работать технический специалист. В основном для работы со звуковым, музыкальным, видео и фотооборудованием нужен человек, имеющий соответствующее образование или опыт работы в данной сфере. Но этот вопрос облегчается тем, что в компаниях по прокату оборудования в штате всегда есть необходимые специалисты.

2) На одном из первых мест по важности стоит так же вопрос о подборе площадки для мероприятия. Зал должен вмещать планируемое количество участников, быть достаточно светлым, или при показе слайдов \ видео, наоборот - достаточно темным. Расположение площадки для мероприятия должно быть удобно с точки зрения транспортной или пешей доступности для участников. В выбранном организаторами помещении так же должно быть место для расположения технического оборудования, работающих с ним технических специалистов, стола регистрации \ информационной поддержки участников и стола самих организаторов.

3) Нужно уделить внимание вопросу питания участников мероприятия. Кейтеринг мероприятия можно заказать как в самой гостинице (большинство из них предлагают стандартное фуршетное меню), так и в другой компании, которая может предложить больше вариантов питания. Так или иначе, питание для участников должно быть обеспечено в самом месте проведения мероприятия или в непосредственной близости от него. Варианты питания могут быть различны, в зависимости от длительности и специфики мероприятия, это может быть кофе-брейк, фуршет, бизнес-ланч или праздничный ужин.

4) Так же существует вопрос по подбору персонала на мероприятие. С первого взгляда этот вопрос может показаться несущественным, так как есть организатор мероприятия и его должно быть достаточно. Но на деле – в день мероприятия на организатора ложится большая ответственность по координированию мероприятия по всем его перечисленным выше и описанным ниже тонкостям одновременно, поэтому конечно такие моменты как встреча улыбкой и регистрация участников, помощь в раздаче информационных материалов или технического оборудования, рассадка по местам становятся невозможными без посторонней помощи. Для этих не сложных функций можно пригласить промо-персонал, который приветливо будет встречать гостей, а затем вежливо и не торопливо объяснит программу мероприятия и раздаст необходимые материалы. На многоязычных мероприятиях обязательно должен присутствовать персонал со знанием языка участников мероприятия или таких универсальных языков, как английский.

5) На многоязычных мероприятиях всегда присутствуют синхронные переводчики, которые работают с помощью специального технического оборудования – синхронного перевода. Синхронного переводчика можно найти через компанию, где организатор мероприятия арендует техническое оборудование для перевода. Такие компании часто сдают в прокат оборудование организаторам многоязычных мероприятий и у них, как правило, есть наработанная база переводчиков с различных языков, которые уже имеют достаточный опыт работы и рекомендации.

6) Крупные мероприятия всегда сопровождаются фотосъемкой, а зачастую организаторы мероприятий любого уровня при необходимости протоколирования заказывают звукозапись речи участников мероприятия. Фотографии используются в реклманых буклетах, листовках, отчетах о мероприятии, размещаются на сайтах компаний, принимавших участие в мероприятии.

Это все лишь поверхностный список всех возможных забот организатора. Поэтому при планировании мероприятия необходимо сразу позаботиться о профессиональном партнере, который сможет все эти вопрос ывзять в свои руки и дать организатору больше времени для контроля хода мероприятия.

В разделе ОРГАНИЗАЦИЯ МЕРОПРИЯТИЙ Вы можете посмотреть в чем могут помочь наши специалисты. Опыт работы на крупных деловых мероприятиях в СПб дает нам возможность профессионально справиться с любыми задачами.